Integrate 4u is onderdeel van de 4u groep en daarin werken wij nauw samen met Focus 4u, een administratie kantoor met Michel van Dijk aan het roer. Een enthousiaste innovator die altijd op zoek is naar snellere en handigere oplossingen om hun klanten nog beter van dienst te zijn.
Een van de onderdelen die hem bezig houdt is het sneller verwerken van de facturen van de klanten en hij heeft hiervoor verschillende factuur verwerkings oplossingen getest en succesvol geactiveerd.
OutSite klantportal
Er zijn voor de klant diverse opties om hun facturen aan te leveren voor verwerking via een aparte applicatie, dit kan via mail, app of online map. De wens van Michel was echter dat er een uniforme en centrale plek zou zijn waar alle klanten ongeacht de voor hen gebruikte applicatie hun facturen konden uploaden. En die plek moest natuurlijk hun klantportal (OutSite) van AFAS zijn!
Mailadres
Iedere factuur verwerkings applicatie biedt de klant een specifiek (en heel lelijk) mailadres. Dit mailadres deelt Michel niet met de klant maar laat hij registreren op de verkooprelatie van de klant in AFAS met de daarbij behorende applicatie.
(Afbeelding 1.)
Uploaden facturen
Om dit voor de klanten van Focus 4u mogelijk te maken hebben we een integratie pagina gemaakt in de klantportal waar de klanten hun facturen kunnen uploaden. Dit kan door te selecteren van de eigen PC of via het slepen van de bestanden. Vervolgens stuurt de klant alle facturen in. De facturen zijn hier nog tot 14 dagen na de update te raadplegen.
(Afbeelding 2. en 3.)
Doorzetten facturen
Via onze integratie met AFAS halen wij per klant het mailadres op en versturen alle facturen naar dit betreffende mailadres. Op die manier komen de facturen netjes in de juiste applicatie terecht en kan de verwerking automatisch gestart worden.
Voordelen
Visionplanner
Nadat de facturen geupload zijn en volledig verwerkt kan de klant zijn financiele status direct raadplegen via het dashboard van Visionplanner welke met een Single Sign On oplossing natuurlijk ook gekoppeld is aan de klantportal van AFAS OutSite.