Voor een van onze waardevolle klanten 'innut altèd mauie de haag' hebben we onlangs deze eenzijdige koppeling tussen AFAS en Kidsvision opgeleverd.
De Stichting Christelijk Onderwijs Haaglanden maakt al heel lang zeer intensief gebruik van AFAS, dit kan je ook teruglezen in het AFAS klantverhaal van Peter-Martijn Hellemons (Hoofd Servicebureau).
Afgelopen jaar zijn ze voor het beheren van de verkooprelaties van de peuterspeelzalen gestart met de implementatie van Kidsvision. Simultaan hieraan zijn wij gestart met het realiseren van een koppeling tussen beide applicaties zodat het incasseren en de volledige administratieve afhandeling 'gewoon' in AFAS plaats kon blijven vinden.
Met AFAS als leading applicatie was het belangrijk dat alle nieuw aangemaakte verkooprelaties en facturen (met bijlage) in AFAS terecht zouden komen voor verdere verwerking gelijk aan de verkooprelaties van de basisscholen.
De volgende processen hebben we geautomatiseerd in deze koppeling:
Met de realisatie van zo'n belangrijke koppeling is het essentieel dat de data in beide applicaties gelijk is aan elkaar. Om die reden hebben we op verzoek van Peter-Martijn tevens een beheerdashboard gerealiseerd met daarin onder andere een vierkantscontrole waarin we checken of de factuur nummer gelijk en oplopend is (geen 'gaten' in de nummering) en of de bedragen gelijk zijn aan elkaar.
Naast de vierkantscontrole leveren wij hierbij ook onze standaard overzichten op van alle data en stappen in een proces zodat de klant zelf volledig in control is van het gehele proces. Geen black boxes maar inzicht en beheer waar het hoort, bij de klant zelf.
Mocht een factuur of verkooprelatie niet correct verwerkt kunnen worden dan informeren we de klant hier ook nog actief over via een mailbericht zodat er actie ondernomen kan worden.
Alle data wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk en alleen die informatie die van belang is en anoniem wordt gebruikt voor de controle checks die we doen. (Helemaal AVG proof)